國際貿(mào)易單證工作基本要求和重點,接下來跟著凡爵國際小編一起熟悉下吧，希望對大家有所幫助!

　　國際貿(mào)易單證工作的基本要求

　　國際貿(mào)易是單據(jù)貿(mào)易，幾乎所有貿(mào)易環(huán)節(jié)的具體操作都與單據(jù)的交換密切相關(guān)，即使是在計算機高度發(fā)展的今天，單據(jù)也在扮演著相當重要的角色(EDI無紙貿(mào)易和電子單據(jù)的運用)。不了解和不熟悉單證知識就意味著不懂貿(mào)易，無法與業(yè)務(wù)部門的相關(guān)人員進行正確溝通和交流，就意味著所進行的交易不可能正常，其結(jié)果很可能會是曠日持久的官司，永遠無法取得的貨款和一輩子都收不到的貨物。國際貿(mào)易單證工作如此重要，自然受到業(yè)內(nèi)各方人士的矚目和重視。

　　1.單證的含義：廣義的單證指的是在國際貿(mào)易各環(huán)節(jié)中所使用的各種單據(jù)、文件、證書和證明等，狹義的單證則是信用證和與信用證有關(guān)的單據(jù)。

　　2.單證課程的主要內(nèi)容：根據(jù)有關(guān)信用證、合同、慣例和法律法規(guī)制作符合要求的托運單據(jù)、通關(guān)單據(jù)、結(jié)匯單據(jù)、外匯核銷和出口退稅單據(jù)、配合銀行做好單據(jù)的提交、審核和流轉(zhuǎn)、掌握處理進口單證工作的能力、能夠利用EDI進行電子單據(jù)的操作、盡快全面提高從業(yè)人員單證制作技巧和處理單證疑難問題的應(yīng)變能力。

　　3.《國際貿(mào)易單證實務(wù)》的理論性、實踐性、專業(yè)性、銜接性和完整性極強，涉及眾多的國際公約、慣例、國內(nèi)規(guī)定和準則。

　　一、單證工作的意義

　　1.企業(yè)進出口收、付匯的需要。實際業(yè)務(wù)中對如何實現(xiàn)貨幣的轉(zhuǎn)移，怎樣支付貨款、如何收取貨物多通過單據(jù)加以實現(xiàn)，因為國際貿(mào)易中常用的貿(mào)易條件為FOB、CFR、CIF等，而這些交易最重要的特點之一就是“象征性交貨”(當事人買賣代表貨物所有權(quán)的單據(jù)等于買賣貨物)。

　　2.合同履行的手段和證明。在業(yè)務(wù)活動中提交相應(yīng)單據(jù)是當事人履行合同的手段，也是當事人完成合同義務(wù)的證明。合同訂立后，履行階段可概括為“貨、證、船、款”四環(huán)節(jié)，無論是哪個環(huán)節(jié)，進出口商及合同有關(guān)的相應(yīng)各方只有在履行了約定義務(wù)的情況下才能取得相關(guān)單據(jù)，沒有提交應(yīng)交付的單據(jù)就意味著沒有按規(guī)定履約。

　　3.避免和解決爭端的依據(jù)。因為國際貿(mào)易是單據(jù)貿(mào)易，所以在合同訂立之前、之中和之后都要對相關(guān)單據(jù)嚴格把關(guān)，不然就可能造成因單據(jù)的不規(guī)范、不確切、存在授人以柄的漏洞而引發(fā)麻煩或在發(fā)生有關(guān)爭議后無法利用合法的手段(出示合格的單據(jù))保護自己，更談不上對對方的不合理要求據(jù)理力爭、成竹在胸地說“不”。

　　4.直接影響國家、企業(yè)和個人的形象和利益。做好國際貿(mào)易單證工作對整個國家、每個企業(yè)和每個從業(yè)員工的形象和利益都有重大影響。

　　5.單證工作是企業(yè)經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)對整個貿(mào)易環(huán)節(jié)都應(yīng)進行有效的監(jiān)管，單證管理又是最后一個環(huán)節(jié)，即使洽談、訂合同、備貨、報檢、報關(guān)、保險、裝運等環(huán)節(jié)沒有任何問題，在制作、提交單證方面出了問題，也會致使業(yè)務(wù)前功盡棄。所以所有企業(yè)都應(yīng)加強、重視單證工作，力爭為每筆業(yè)務(wù)畫上圓滿的句號。

　　二、單證從業(yè)人員的要求對于單證從業(yè)人員的要求，因每個公司經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營品種、經(jīng)營方法等各異會有所不同，但基本要求如下：

　　1.愛崗敬業(yè)。由于單證工作的特殊性，從業(yè)人員應(yīng)具有很高的政治、職業(yè)、道德素質(zhì)。

　　2.知識能力。做好單證工作，從業(yè)人員還必須具有功底深厚的國際貿(mào)易專業(yè)基礎(chǔ)理論和專業(yè)外語知識。在對外簽訂、履行合同過程中，如不了解相關(guān)的理論知識，就很容易出差錯。在我國的貿(mào)易發(fā)展進程中曾發(fā)生過因單據(jù)中的一個單詞或字母錯誤而致幾十萬甚至上百萬美元損失的案件。

　　所以從業(yè)人員必須掌握以下專業(yè)知識：貿(mào)易政策和貿(mào)易慣例法律;貿(mào)易實務(wù)理論及操作;貿(mào)易合同、信用證和單據(jù);與貿(mào)易有關(guān)的運輸、保險、報關(guān)等各環(huán)節(jié)的知識;外語知識則應(yīng)至少能看懂、理解所有單證的要求并followsuit，以合同、信用證和單據(jù)為主線有序操作。

　　3.相關(guān)技能、技巧。單證從業(yè)人員應(yīng)具備多種技能：

　　使用計算機處理業(yè)務(wù)的能力：目前許多單據(jù)都是通過計算機制作完成的，所以從業(yè)人員必須具備操作計算機和有關(guān)應(yīng)用軟件的相關(guān)能力，同時還要掌握電子報關(guān)、電子報檢、網(wǎng)上備案核銷、退稅、網(wǎng)上申領(lǐng)許可證等和利用INTERNET進行電子商務(wù)活動的知識和技能。

　　獨立制作、協(xié)調(diào)和管理各種單據(jù)的能力：麻雀雖小，五臟具全。不管一筆合同金額多少，應(yīng)提交的單據(jù)必須在規(guī)定的時間內(nèi)如數(shù)提供。有些單據(jù)是出口企業(yè)制作，有些則由其它部門予以配合，不同的合同要求的單據(jù)可能會有區(qū)別，企業(yè)在一定的時間內(nèi)可能會有幾筆合同同時履行，這樣就要求操作人員在制作單據(jù)時應(yīng)該做到：職責(zé)分明、溝通順暢、先后有序、縱覽全局。

　　業(yè)務(wù)核算能力：能正確運用所學(xué)知識進行價格、運費、保險費和匯率等業(yè)務(wù)內(nèi)容的運算。

　　4.從業(yè)人員的培訓(xùn)和職業(yè)資格認證。單證工作如此重要，從業(yè)人員必須定期或不定期參加相關(guān)知識的培訓(xùn)。在上海等地地方培訓(xùn)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，從2005年開始，商務(wù)部委托中國對外貿(mào)易企業(yè)協(xié)會在全國范圍內(nèi)開展了單證員資格統(tǒng)一考試，并作為一項制度，每年定期舉辦。該考試的目的在于使全國單證從業(yè)人員能夠在更規(guī)范、更標準的環(huán)境下成功完成單證工作，并大幅度提高我國單證從業(yè)人員的總體制單水平。

　　5.必須建立單證工作專人負責(zé)/單獨部門負責(zé)制。通過對現(xiàn)階段企業(yè)單證工作的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在信用證這種對出口方最有利的付款方式下，企業(yè)能正確、正點、及時向銀行提交單據(jù)所占比例不到30%，這勢必會直接影響企業(yè)的經(jīng)濟效益;只有10%的企業(yè)有單證部或?qū)Ｈ素撠?zé)制單;有些公司由業(yè)務(wù)員或財務(wù)部共同負責(zé)制作單據(jù);有35%的企業(yè)由業(yè)務(wù)員對相關(guān)業(yè)務(wù)采用“一條龍”的形式(從合同談判到辦理退稅)操作，這樣一來，由于從業(yè)人員為非專門人員，缺乏對單證知識的全面了解，所制作的單據(jù)有不符點就不足為奇了。另外，某些規(guī)模較小的企業(yè)不愿意設(shè)置專門崗位或認為沒有必要配備專門人員進行制單，就將該項工作委托銀行或代理人操作，這樣對企業(yè)信息保密和規(guī)模的擴大都會有影響。

　　三、通過單證相關(guān)知識的培訓(xùn)應(yīng)達到的目標：使制單人員充分、真正理解制單工作的重要意義并制作出符合合同、信用證和法律規(guī)定的單據(jù);少走彎路，縮短花錢買經(jīng)驗的時間，減少不必要的重復(fù)失誤。對那些只顧眼前利益(節(jié)省開支)而雇傭沒有經(jīng)驗、剛剛走向工作崗位的人的企業(yè)而言，少花錢自然是好事，但走馬燈式地頻換單證人員對企業(yè)的發(fā)展是有百害而無一利，應(yīng)舍得在員工培訓(xùn)上投資;通過對員工進行培訓(xùn)，可穩(wěn)步提高全國從業(yè)人員的制單結(jié)匯水平。以往之所以出現(xiàn)部分企業(yè)單據(jù)制作水平低下，原因之一是缺乏單證知識的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，這樣就造成了從業(yè)人員接觸相關(guān)工作時難以得心應(yīng)手。

　　企業(yè)必須培養(yǎng)一批精通國際結(jié)算規(guī)則，精通各種結(jié)算方式，精通各種信用證，精通制單結(jié)匯的外貿(mào)業(yè)務(wù)員和單證操作人員，同時還應(yīng)建立一套信用證、單據(jù)管理和流轉(zhuǎn)制度。

　　國際貿(mào)易單證工作要點

　　從事國際貿(mào)易單證工作需要掌握許多“要點”。從易學(xué)、易記和實踐中使用的頻率高低的角度，我們把單證工作的各個方面都以三“要點”的形式加以說明，希望能對廣大從業(yè)人員理解和掌握相關(guān)知識有所幫助。

　　工作主線：合同、信用證、單據(jù)

　　這是一條貫穿整個國際貿(mào)易程序始終的主線。交易的雙方在從事貿(mào)易活動時首先應(yīng)訂立合同以確定彼此的權(quán)利和義務(wù)，在此基礎(chǔ)上(如果是信用證付款方式)由買方向本國開證行提出開證申請，并由后者向出口受益人開出信用證，然后買賣雙方就以信用證和有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定為準來具體履行各自的義務(wù)，實踐中履行義務(wù)多通過單據(jù)的形式實現(xiàn)。這條主線可簡記為“3Cs”:S/C(合同)———L/C(信用證)———DC(單據(jù))。

　　工作過程：制作、審核、提交

　　任何一個環(huán)節(jié)的單證工作都可以縮略為上述三方面，該工作過程的主要依據(jù)是合同、信用證、有關(guān)慣例、規(guī)定和買賣貨物的原始資料。第一、制作單據(jù)。單據(jù)不同的出單人各異：發(fā)票、箱單、匯票等由賣方做;運輸部門通常會配合出具提單、運單、船證等;貨物的保險手續(xù)則一定由保險公司辦理，這就要求相關(guān)各方應(yīng)密切協(xié)作，按要求順序出單。第二、對制作完成的單據(jù)應(yīng)嚴格審核，審核的一般過程是：制單人及其所在公司內(nèi)部先自行核實，確認所做單據(jù)沒有問題的情況下，再向本國銀行/相關(guān)部門提交，銀行有關(guān)部門將結(jié)合信用證等對單據(jù)進行逐字、逐句的審核，如單、證內(nèi)容表面一致，銀行將通過一定方式把全部單據(jù)寄國外有業(yè)務(wù)往來的銀行(付款行)，付款行審核后如無異議即履行付款義務(wù)，買方從付款行贖單前也要對單據(jù)進行審核，所以審核單據(jù)從出口方、出口銀行、進口銀行和進口方之間一直在進行。第三、如果單據(jù)的制作和審核沒有發(fā)現(xiàn)任何問題，按規(guī)定的時間、方式和要求的種類、份數(shù)提交合格單據(jù)就成為順理成章的事了。

　　基本單據(jù)：發(fā)票、箱單、提單

　　一筆業(yè)務(wù)不管內(nèi)容繁簡，當事人位于哪個國家，有關(guān)當事方通常都會要求出口方提交這三種單據(jù)。如交易條件不同，要求的單據(jù)種類也可能有所增減。比如CIF條件下出口方有義務(wù)提供保險單，如所出口的商品是法定檢驗商品，應(yīng)有相應(yīng)檢驗證;作為支付工具的匯票也不是每筆交易都需要的，有些業(yè)務(wù)根本不需要使用匯票;如果是易貨或邊境貿(mào)易，當事人一手錢，一手貨，可能不需要單據(jù)或只有發(fā)票即可，所以單證從業(yè)人員對這三種單據(jù)必須認真對待、了如指掌。

　　單據(jù)類型：官方、商業(yè)、金融

　　單據(jù)的分類有多種，上述分類主要是從出單人和單據(jù)的作用角度進行劃分的。官方單據(jù)主要指由官方機構(gòu)核發(fā)的單據(jù)，諸如進出口報關(guān)單、檢驗檢疫證、進出口收付匯核銷單、原產(chǎn)地證和海關(guān)、領(lǐng)事發(fā)票等;商業(yè)單據(jù)主要是由進出口商、運輸部門、保險公司等制作并提供的包括發(fā)票、裝箱單、提單、保單、受益人證明、裝運通知等在內(nèi)的各種常見單據(jù);金融單據(jù)用于取得貨款，包括匯票、本票和支票。此外，單據(jù)還有下列劃分方法：從貿(mào)易環(huán)節(jié)角度單據(jù)被分為：貨物單據(jù)、托運單據(jù)、報關(guān)單據(jù)、保險單據(jù)、結(jié)匯單據(jù)、核銷單據(jù)、退稅單據(jù)、(如發(fā)生爭議)爭議索賠單據(jù)等;從進出口角度講有進口單據(jù)和出口單據(jù)。

　　主要當事方：賣方(受益人)、買方(申請人)、第三方(銀行/海關(guān)/運輸部門等)

　　國際貿(mào)易中的每個環(huán)節(jié)都會涉及多個當事人，但都可以概括為三方：出口方(受益人)、進口方(申請人)和某個第三方，所有單據(jù)的制作、流轉(zhuǎn)都是圍繞這三個人進行。比如在辦理保險手續(xù)時，根據(jù)交易條件的不同，可以由買方(FOB、CFR)或賣方(CIF)向第三方保險公司辦理相應(yīng)事宜。

　　付款方式：匯付、托收、信用證

　　貿(mào)易實踐中可以使用的付款方式有匯付、托收、信用證、延期和分期付款、國際保理和包買票據(jù)(弗費廷)等，不管使用哪種方式付款都必須提交相應(yīng)的單據(jù)。付款方式不同，所要求的單據(jù)的種類、份數(shù)、交單方式都會有所區(qū)別。例如，在匯付中的電匯/信匯方式下，使用的主要單據(jù)是通過SWIFT等電訊手段發(fā)出的《付款委托通知書》;在托收中的D/A條件下，從理論上講所有專家同一口徑：不宜采用，但實踐中基于買方市場的現(xiàn)實，許多公司在按此條件進行貨款收付，且有些業(yè)務(wù)中的單據(jù)并非通過托收銀行而是直接寄買方，當然這只能在出口方能夠掌控風(fēng)險的范圍內(nèi)進行;信用證的特點之一是單據(jù)買賣，其對單據(jù)的要求更是遵循“嚴格一致”的原則。

　　常涉術(shù)語：FOB、CFR、CIF

　　國際貿(mào)易中為了明確雙方當事人在貨物交接、風(fēng)險和費用等責(zé)任的負擔(dān)問題，通常都會在合同中采用某種貿(mào)易術(shù)語，F(xiàn)OB、CFR和CIF三種只適用海運的術(shù)語最為常見。術(shù)語不同，出口方向銀行或進口方提交的單據(jù)是有區(qū)別的。根據(jù)IN鄄COTERMS 2000的解釋，F(xiàn)OB條件下，應(yīng)提交的單據(jù)包括商業(yè)發(fā)票、許可證和證明履行合同義務(wù)的通常單據(jù)/電子信息;CFR條件下，則明確提出應(yīng)提交在目的港提貨或可以轉(zhuǎn)讓的運輸單據(jù)，實踐中特別強調(diào)此術(shù)語下出具并發(fā)送裝運通知這份單據(jù)的重要性;CIF條件下提交保險單則成了出口方的法定義務(wù)。

　　適用范圍：對內(nèi)、對外、內(nèi)外均可

　　與國際貿(mào)易活動有關(guān)的各種單據(jù)的適用范圍是不一樣的。有些只在國內(nèi)流轉(zhuǎn)(報關(guān)單、核銷單、貨物出運委托書、開證申請書等);對外使用的結(jié)匯單據(jù)的制作要求相對較高，且必須英文制作;還有一些單據(jù)既可用于國內(nèi)，又可對外出具，像發(fā)票這種國際貿(mào)易核心單據(jù)，對外結(jié)匯必須提交，對內(nèi)辦理產(chǎn)地證、保險、報關(guān)、檢驗、核銷、退稅、記帳等手續(xù)時也是必備單據(jù)。

　　時間銜接：相同、早于、晚于

　　由于國際貿(mào)易中的單據(jù)眾多，各種單據(jù)的出單順序是必須要考慮的一個問題，單據(jù)之間的時間必須滿足有關(guān)合同/信用證/慣例的要求，且先后順序應(yīng)合理、符合邏輯性。就兩種單據(jù)的出單時間先后比較看有相同、早于和晚于三種情形。例如，保險單必須在提單之前或最晚與提單同一天出具;產(chǎn)地證的出單時間應(yīng)早于發(fā)票的時間;報關(guān)放行通常應(yīng)在貨物裝運前24小時完成;裝運通知一般應(yīng)在裝運當天對外發(fā)出等。

　　重要期限：LC到期日、裝運期、交單期在LC付款條件下，應(yīng)正確理解到期日、裝運期、交單期三者之間的關(guān)系。當事人必須按合同/信用證/慣例完成三個規(guī)定時間內(nèi)要求完成的工作。例如，在LC只規(guī)定到期日而沒有規(guī)定裝運和交單期的情況下，受益人應(yīng)按UCP500規(guī)定最晚在LC到期之前完成貨物的裝運，并在運輸單據(jù)出具后21天內(nèi)向銀行交單，但不應(yīng)晚于LC規(guī)定的有效期。份數(shù)表達：FULL SET OF，COPY/FOLD，IN DUPLICATE等國際貿(mào)易中的任何一種單據(jù)都有具體提交幾份的規(guī)定，較多使用的短語有FULL SET OF(3/3，2/2 SET OF)表示全套的的意思;使用COPY/FOLD，比如可以說“COMMERCIAL INVOICE IN 3 FOLDS”、“PACKING LIST IN 2 COPIES”等;還可以用介詞短語表示：從一式兩份到一式十份英語中均有固定短語，像IN DUPLICATE(兩份)、IN TRIPLICATE(三份)、IN QUADRUPLICATE(四份)、IN OCTUPLICATE(八份)等，且至少應(yīng)含有一份正本;如沒有對某種單據(jù)的份數(shù)提出要求，一般可以只提交一份;如明確提出正、副本的份數(shù)，應(yīng)按規(guī)定制作、提交。

　　單據(jù)形式：統(tǒng)一印制、自制、電子單據(jù)任何一種單據(jù)都體現(xiàn)為一定的形式。從實際業(yè)務(wù)角度講，官方單據(jù)多為統(tǒng)一印制，像一正三副的GSPFORMA(格式和內(nèi)容在世界范圍內(nèi)都是統(tǒng)一的)、一式三聯(lián)的核銷單(外匯管理局統(tǒng)一印制)、海關(guān)規(guī)定的進出口報關(guān)單證等;出口公司、運輸部門、保險公司和銀行等出具的單據(jù)格式、內(nèi)容多自定，但相差不大;電子單據(jù)則主要指EDI，目前我國電子單據(jù)發(fā)展最完善的是“金關(guān)”工程、網(wǎng)上許可證和配額申領(lǐng)等。清晰脈絡(luò)：業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、辦證步驟、單證流轉(zhuǎn)單

　　證從業(yè)人員必須清楚各種單據(jù)產(chǎn)生的脈絡(luò)。一般而言，首先應(yīng)明確某單據(jù)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，其次應(yīng)清楚該單據(jù)的辦證步驟，第三是單據(jù)出具后的流轉(zhuǎn)過程。例如在辦理托運事宜時，其業(yè)務(wù)發(fā)生在運輸環(huán)節(jié)中，在辦理相關(guān)單據(jù)時的步驟和流程可以簡單地理解為這樣一個順序：S/C(合同)———L/C(信用證)———B/N(托單)———S/O(裝貨單)———M/R(大副收據(jù)———雜貨運輸)或D/R(場站收據(jù)———集裝箱運輸)———B/L(提單)———D/O(提貨單)。特別注意：客檢證、使領(lǐng)館認證、有特殊要求的單據(jù)實際工作中，大家可能有這樣的體會：出口商有時很難處理某些國家銀行開出的信用證中的一些單據(jù)要求。比較典型的情況有：第一、客戶檢驗證的問題。這種要求多數(shù)是有情可原的：因買賣雙方分處不同國家，買方為保證自身利益不受損害，在貨物裝運之時或之前，由自己派駐出口國的代表或機構(gòu)對貨物進行實地檢驗、核實并出相應(yīng)證明，這樣的合理要求應(yīng)得到賣方的配合。所以對客檢證應(yīng)加以區(qū)別，能做到的一定予以滿足，做不到的也應(yīng)通過適當方式取得對方的諒解或要求對方修改;第二、單據(jù)認證。近些年來較多地出現(xiàn)在中東或非洲某些客戶開立的信用證中，對這樣的要求，我們應(yīng)采取的正確做法是：宜早不宜遲(使、領(lǐng)館認證應(yīng)考慮出口地是否設(shè)有相應(yīng)機構(gòu))、能做到的一定照辦(如不滿足對方要求，出口商就會失去一個貿(mào)易機會和貿(mào)易伙伴)、成本核算中應(yīng)事先考慮這筆費用(少則幾百，多則幾千元);第三、特殊單據(jù)的要求。主要是不同于發(fā)票、箱單等正常單據(jù)以外的單據(jù)。例如美國海關(guān)要求的電子艙單自動申報(AMS)的規(guī)定、海關(guān)發(fā)票、非再加工證明等。使用語言：英文、中文、第三國語言提交的單據(jù)所使用的語言應(yīng)符合信用證或有關(guān)規(guī)定。在沒有明確規(guī)定的情況下，多數(shù)單據(jù)都以英語制作。但某些官方語言為法語的(南美)國家可能會在訂立合同或開立信用證時要求某些單據(jù)的品名或單據(jù)上的某些要求以法語形式顯示，這種要求通常應(yīng)得到滿足;來自日本的信用證也可能提出以日語標明某些內(nèi)容，我們同樣應(yīng)做到;在CCPIT對外出具的證明書上通常都有中、法兩種文字;港、澳地區(qū)的客戶要求在某些單據(jù)上列明商品的中文名稱也是正常的要求;中英文對照的保險單和許可證等是能夠被接受的;國際鐵路運單以俄、中兩種文字顯示也不足為怪。需要說明的是上述三“要點”并非單證工作的全部，有些業(yè)務(wù)內(nèi)容和環(huán)節(jié)涉及的單據(jù)制作包括多個要點，大家在單證實際工作中應(yīng)注意舉一反三，絕不可三心二意、一問三不知，學(xué)習(xí)、應(yīng)用有關(guān)業(yè)務(wù)知識時刻銘記三人行，則必有我?guī)煟龅綇奈唇佑|過的情況時應(yīng)三思而后行。

　　重要期限：LC到期日、裝運期、交單期在LC付款條件下，應(yīng)正確理解到期日、裝運期、交單期三者之間的關(guān)系。當事人必須按合同/信用證/慣例完成三個規(guī)定時間內(nèi)要求完成的工作。例如，在LC只規(guī)定到期日而沒有規(guī)定裝運和交單期的情況下，受益人應(yīng)按UCP500規(guī)定最晚在LC到期之前完成貨物的裝運，并在運輸單據(jù)出具后21天內(nèi)向銀行交單，但不應(yīng)晚于LC規(guī)定的有效期。份數(shù)表達：FULLSETOF，COPY/FOLD，INDUPLICATE等國

　　際貿(mào)易中的任何一種單據(jù)都有具體提交幾份的規(guī)定，較多使用的短語有FULLSETOF(3/3，2/2SETOF)表示全套的的意思;使

　　用COPY/FOLD，比如可以

　　說“COMMERCIALINVOICE3FOLDS”、“PACKINGLISTIN2COPIES”等;還可以用介詞短語表示：從一式兩份到一式十份英語中均有固定短語，像INDU鄄PLICATE(兩份)、INTRIPLICATE(三份)、INQUADRUPLICATE(四份)、INOCTUPLICATE(八份)等，且至少應(yīng)含有一份正本;如沒有對某種單據(jù)的份數(shù)提出要求，一般可以只提交一份;如明確提出正、副本的份數(shù)，應(yīng)按規(guī)定制作、提交。

　　單據(jù)形式：統(tǒng)一印制、自制、電子單據(jù)任何一種單據(jù)都體現(xiàn)為一定的形式。從實際業(yè)務(wù)角度講，官方單據(jù)多為統(tǒng)一印制，像一正三副的GSPFORMA(格式和內(nèi)容在世界范圍內(nèi)都是統(tǒng)一的)、一式三聯(lián)的核銷單(外匯管理局統(tǒng)一印制)、海關(guān)規(guī)定的進出口報關(guān)單證等;出口公司、運輸部門、保險公司和銀行等出具的單據(jù)格式、內(nèi)容多自定，但相差不大;電子單據(jù)則主要指EDI，目前我國電子單據(jù)發(fā)展最完善的是“金關(guān)”工程、網(wǎng)上許可證和配額申領(lǐng)等。清晰脈絡(luò)：業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、辦證步驟、單證流轉(zhuǎn)單

　　證從業(yè)人員必須清楚各種單據(jù)產(chǎn)生的脈絡(luò)。

      一般而言，首先應(yīng)明確某單據(jù)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，其次應(yīng)清楚該單據(jù)的辦證步驟，第三是單據(jù)出具后的流轉(zhuǎn)過程。例如在辦理托運事宜時，其業(yè)務(wù)發(fā)生在運輸環(huán)節(jié)中，在辦理相關(guān)單據(jù)時的步驟和流程可以簡單地理解為這樣一個順序：S/C(合同)———L/C(信用證)———B/N(托單)———S/O(裝貨單)———M/R(大副收據(jù)———雜貨運輸)或D/R(場站收據(jù)———集裝箱運輸)———B/L(提單)———D/O(提貨單)。特別注意：客檢證、使領(lǐng)館認證、有特殊要求的單據(jù)實際工作中，大家可能有這樣的體會：出口商有時很難處理某些國家銀行開出的信用證中的一些單據(jù)要求。

      比較典型的情況有：

       第一、客戶檢驗證的問題。這種要求多數(shù)是有情可原的：因買賣雙方分處不同國家，買方為保證自身利益不受損害，在貨物裝運之時或之前，由自己派駐出口國的代表或機構(gòu)對貨物進行實地檢驗、核實并出相應(yīng)證明，這樣的合理要求應(yīng)得到賣方的配合。所以對客檢證應(yīng)加以區(qū)別，能做到的一定予以滿足，做不到的也應(yīng)通過適當方式取得對方的諒解或要求對方修改;

      第二、單據(jù)認證。近些年來較多地出現(xiàn)在中東或非洲某些客戶開立的信用證中，對這樣的要求，我們應(yīng)采取的正確做法是：宜早不宜遲(使、領(lǐng)館認證應(yīng)考慮出口地是否設(shè)有相應(yīng)機構(gòu))、能做到的一定照辦(如不滿足對方要求，出口商就會失去一個貿(mào)易機會和貿(mào)易伙伴)、成本核算中應(yīng)事先考慮這筆費用(少則幾百，多則幾千元);第三、特殊單據(jù)的要求。主要是不同于發(fā)票、箱單等正常單據(jù)以外的單據(jù)。例如美國海關(guān)要求的電子艙單自動申報(AMS)的規(guī)定、海關(guān)發(fā)票、非再加工證明等。

      使用語言：英文、中文、第三國語言提交的單據(jù)所使用的語言應(yīng)符合信用證或有關(guān)規(guī)定。在沒有明確規(guī)定的情況下，多數(shù)單據(jù)都以英語制作。但某些官方語言為法語的(南美)國家可能會在訂立合同或開立信用證時要求某些單據(jù)的品名或單據(jù)上的某些要求以法語形式顯示，這種要求通常應(yīng)得到滿足;來自日本的信用證也可能提出以日語標明某些內(nèi)容，我們同樣應(yīng)做到;在CCPIT對外出具的證明書上通常都有中、法兩種文字;港、澳地區(qū)的客戶要求在某些單據(jù)上列明商品的中文名稱也是正常的要求;中英文對照的保險單和許可證等是能夠被接受的;國際鐵路運單以俄、中兩種文字顯示也不足為怪。

      需要說明的是上述三“要點”并非單證工作的全部，有些業(yè)務(wù)內(nèi)容和環(huán)節(jié)涉及的單據(jù)制作包括多個要點，大家在單證實際工作中應(yīng)注意舉一反三，絕不可三心二意、一問三不知，學(xué)習(xí)、應(yīng)用有關(guān)業(yè)務(wù)知識時刻銘記三人行，則必有我?guī)煟龅綇奈唇佑|過的情況時應(yīng)三思而后行。